Datenschutzerklärung

Datenschutzordnung TV 1860 Bad Windsheim e.V.

Präambel

Der TV 1860 Bad Windsheim e.V. verarbeitet in vielfacher Weise überwiegend automatisiert personenbezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Sport-be­triebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins, etc.). Um die Vorgaben der EU-Da­ten-schutz-Grundverordnung (EU-GSGV) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) zu erfüllen, Daten­schutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten
in­nerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der Verein die folgende Datenschutzord­nung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern, Teilnehmerinnen und Teil­nehmern am Sport- und Kursbetrieb und Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausge­druckten Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all diesen Fällen ist die EU-Daten­schutz-Grundverordnung, das Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutz-ordnung durch alle Per­sonen im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen (AL, ÜL, etc.). Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.

2. Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgen­den Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnum-mer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und ggf. Mann-schaftszugehörigkeit, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Ver­treter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen, ggf. Funktion im Verein, ggf. Haushalts- und Fa­milienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag.

3. Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landes- und Sportfachverbänden, deren Sportarten im Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an diese weiterge-lei­tet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass, Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen.

§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit

1. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden personenbezogene Daten z.B. in Aushängen, in einer Vereinszeitung und in Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse bzw. Medien weitergegeben.

2. Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung, Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang.

3. Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher Veranstaltungen ge­macht wurden, erfolgt ausschließlich auf der Grundlage einer individuellen Einwilligung der
ab­gebildeten Personen.

4. Auf der Internetseite des Vereins werden nur die Daten der Mitglieder des Vorstands, der Ab­teilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorna­me, Nachname, Funktion, E-Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.

§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein

1. Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Vorstand nach § 26 BGB. Funktional ist die Aufgabe dem Ressort „Allgemeine Verwaltung“ (Vereins-Ge­schäftsführung) zugeordnet, soweit die Satzung oder diese Ordnung nicht etwas Abweichendes regelt.

2. Der/die Ressortleiter/in „Allgemeine Verwaltung“ (Geschäftsführer/in) stellt sicher, dass Ver­zeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informati­ons-pflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er/sie ist für die Beantwortung von Aus­kunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen

1. Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen Mitarbeiterinnen und Mitar­beitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern, Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.

2. Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder nur herausge­geben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person vorliegt. Die Nutzung von Teilneh­merlisten, in die sich die Teilnehmer von Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe.

3. Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung satzungs-gemä­ßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung einer Mitgliederver-sammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mit­gliederliste mit Vornamen, Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfü­gung. Das Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck verwendet und nach der Verwen­dung vernichtet werden.

§ 6 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.

2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kon­takt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet wer­den, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit personenbezogenen Daten ha­ben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungs-leiterin­nen und Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu ver­pflichten.

§ 8 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 20 Personen ständig mit der automatisierten Verar-bei­tung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauf-tragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt. Vorran­gig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vor­stand nach § 26 BGB einen externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertra­ges zu beauftragen.

§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Internet-Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Vorstand und der Geschäftsführung. Ände­rungen dürfen ausschließlich durch den Vorstand, die Geschäftsführung und den Administrator vorgenommen werden.

2. Der Vorstand und die Geschäftsführung ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

3. Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener Internet-auftrit­te (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen Genehmigung des Vorstands. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortli­che zu benennen, denen gegenüber der Vorstand und die Geschäftsführung weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des Vor­stands bzw. der Geschäftsführung, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands nach § 26 BGB ist unanfechtbar.

§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Be­fugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder Daten-weitergabe ist untersagt.

2. Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere gegen diese Da­tenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie z.B. in der Vereins-Satzung vor­gesehen sind, geahndet werden.

§ 11 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung wurde durch den Turnrat des Vereins am 05.06.2025 beschlossen und tritt mit Veröffentlichung auf der Homepage des Vereins in Kraft.

TV 1860 Bad Windsheim e.V.

Bad Windsheim, 05.06.2025 

Jürgen Müller

1.Vorstand